Tipologia de Eventos – Parte 2

Tipologia de Eventos – Parte 2

Cada uma das classificações descritas nos posts anteriores (Categoria e Público Alvo, Finalidade e Interesse, Localização e Estrutura, por Tipologia) pode agrupar variados tipos de eventos, como, por exemplo, no quesito Cultural, pode ser agrupado um congresso, com painéis, mesas-redondas e conferências voltadas para divulgação do folclore local, uma semana de fotografia dos emigrantes que colonizaram o local, um café da manhã, uma coletiva de imprensa para o lançamento de qualquer um desses eventos, várias oficinas para ensinar técnicas artísticas (pintura, cerâmica, fotografia), entre outros.

A seguir, em ordem alfabética, são enunciadas as características dos principais tipos de eventos no mercado. Neste post estão inseridos as tipologias quem começam com a letra C. Alguns tipos de eventos mais utilizados explicarei detalhadamente em outros posts.

Café da Manhã – Breakfast

Evento muito realizado pelas empresas e que, em função do horário, no qual os participantes tem maior capacidade de captação e assimilação dos temas a serem abordados, proporciona retorno garantido. Tipo de evento fácil de organizar. É rápido, deve ser iniciado entre 8h e 8h30 e não demorar mais do que duas horas. Pode ser servido nas mesas, ou então em forma de buffet americano, em que, além de ser mais fácil o serviço, pode-se oferecer mais opções para os convidados. Deve haver garçons ou copeiras para servir os líquidos – o café, o chá (água quente e sachês para escolher) e o leite no bule. Mas se o cliente quiser cortar despesas pode fazer todo o serviço no buffet americano. Serve-se sucos de frutas, café, chá, leite, chocolate, cereais, pães diversos, geleias, vários tipos de queijos, presunto, salaminho, ricota, manteiga, ovos, torradas, biscoitos, frutas frescas e secas.
Esse tipo de evento é aconselhável para lançamentos de produtos, pequenas comemorações internas nas empresas, mudanças gerenciais, comunicados de fusão, mas também serve para um casamento econômico, cuja cerimônia possa acontecer no próprio local da comemoração e não em um templo.

Café Colonial

Só existe no Brasil e na região sul. É servido alimentos típicos do sul. Chocolate quente, chá (água quente e sachês – preto e mate), chimarrão, vinho, salaminho, queijo, quitutes, bolos, bolo inglês (cuca). Se for montar um café colonial, o ideal é contratar um profissional para fazer o chimarrão, pois, ele tem seus segredos de preparação.

Café Continental

É o café básico. É servido café, chá, leite ou suco, torradas, pão francês, croissant. Não pode repetir.

Casamento

Ato solene de união entre duas pessoas de sexo diferente, capazes e habilitadas, com legitimação religiosa e/ou civil. Na organização de um casamento, é necessário seguir algumas normas de cerimonial, para realizar este evento. Um quesito importante é ter criatividade para encontrar soluções que estejam de acordo com o bolso do cliente e com a necessidade de fazer desta ocasião um momento muito especial.

Chá da tarde

Reunião descontraída, flexível quanto ao número de convidados, horário e cerimonial. Eventos mais apropriados para senhoras e muito utilizados para levantamento de fundos para campanhas beneficentes. É mais elitizado que o café da manhã. Para servir o chá, o garçom leva na bandeja água quente e vários sachês para o convidado escolher. Se for servir, por exemplo, quatro sabores de chá, deve-se calcular quatro xícaras por pessoa (aluguel de material). Deve acontecer depois das 15 horas e nunca ultrapassar as 19 horas. Pode ser realizada também para comemorar chá de bebê ou chá de panela. No chá de bebê pode ser servido sopa de galinha (feita com farinha de milho).

Churrasco

É um evento popular e informal. Seu cardápio é formado basicamente por carnes, saladas e bebidas. É utilizado em confraternizações empresariais de final de ano e geralmente tem duração de um dia inteiro. Os organizadores devem preocupar-se com atividades para todas as faixas etárias e tomar cuidado com os excessos de álcool. O local de realização pode ser a própria empresa, contratando fornecedores terceirizados ou alugar espaços específicos para este tipo de evento. O churrasco pode ser ainda utilizado nos mais diversos tipos de eventos sociais.

Ciclo de Palestras

É derivado da conferência, sendo que se diferencia por estar vinculado a uma série de palestras pronunciadas por professores e especialistas na matéria a ser abordada. A assistência é homogênea e previamente selecionada, estando capacitada a participar de uma sequência de reuniões que tem como objetivo atingir um fim predeterminado.

Coffee Break

Expressão idiomática da língua inglesa que, de tão utilizada no país, superou sua tradução: pausa para o café, pois é oferecido nas interrupções dos eventos, que tanto pode ser no período da manhã como no da tarde. Objetiva oferecer aos participantes um descanso entre duas fases de um evento, necessário e essencial para otimização de resultados. Uma empresa pode organizar uma reunião e contratar uma empresa de eventos para fazer o coffee break.
Possui muitas opções de cardápio, mas basicamente são petiscos de rápido consumo, incluindo salgados, doces e bebidas (café, chá, sucos e refrigerantes), dispostos em mesas estrategicamente colocadas no saguão à saída das salas de reunião ou num canto da mesma sala.

Colóquio

É uma reunião fechada que visa esclarecer determinado tema ou tomar alguma decisão; é muito utilizada por diversas classes de profissionais (ex.: médicos). Deriva-se da conferência. Seu objetivo maior é discutir e tomar decisão sobre determinado assunto. Após a definição e exposição de um tema central feita por um profissional de projeção, a plateia é dividida em grupos de debates. O resultado de cada grupo é apresentado por seus representantes para votação e aprovação de todos.

Comemorações

São atos em que se celebra ou homenageia uma profissão ou status, como o Dia das Mães ou o Dia da Secretária. Os eventos Sociais mais solicitados são os almoços ou jantares.

Concílio

Reunião de prelados católicos, na qual são tratados assuntos dogmáticos, doutrinários ou disciplinares.

Conclave

Evento de caráter religioso em que são discutidos temas de ordem ética e moral. Os expositores são, na sua maioria, religiosos e a organização é semelhante à dos congressos. As conclusões podem ser adotadas, caso sejam aprovadas pelos participantes.

Concurso/Competição

Evento marcado pelo espírito de competição e pode ser organizado em diversas áreas, tais como: cultural, artística, estética, esportiva, científica, entre outras. No âmbito profissional, as competições estimulam o interesse do público participante com a organização e políticas da empresa, podendo ser organizado entre os funcionários e familiares, distribuidores, acionistas, revendedores e o público externo. No âmbito esportivo, as competições servem para o aprimoramento dos atletas e das novas tecnologias, bem como a integração entre pessoas e a descoberta de novos talentos. Também pode promover o desenvolvimento de uma determinada área ou setor de uma empresa ou a conscientização da comunidade em torno de um determinado tema.

Critérios que devem constar no projeto:

• Nome do concurso
• Critério de avaliação
• Número de participação por concorrente
• Número de participação premiada
• Critério de desempate
• Publicação e duração
• Composição do júri
• Prêmios oferecidos
• Regulamento a ser seguido

Os concursos/competições são disciplinados por um regulamento que deve ser elaborado por uma comissão organizadora. O regulamento é a peça fundamental e de maior relevância, pois estabelece os parâmetros necessários aos participantes e deverá conter:

• Tema e objetivo;
• Registro em órgão competente (se necessário);
• Data de início e de término;
• Público-alvo;
• Área de abrangência;
• Critérios de participação e julgamento;
• Proibições e sanções;
• Júri (deve ter credibilidade e ser isento de interesses);
• Premiação
  Os prêmios aos vencedores podem ser em dinheiro, taças, certificados, medalhas, viagens etc.

Conferência

Consiste em reunião bastante formal, com a apresentação de um tema específico por um expositor ou conferencista (um especialista no assunto), por um tempo limitado e para um grande número de ouvintes, de bom nível cultural e diversificado. Mais formal que a palestra, exige a presença de um presidente de mesa, que fará a apresentação do conferencista. As perguntas acontecem somente por escrito e devidamente identificadas, bem ao final da exposição. Os recursos audiovisuais devem ser operados por técnicos e para filmagens ou gravações, é necessário a autorização do conferencista.

Características:

• É organizada em ambiente amplo, especialmente decorado, com uma mesa central ocupada por convidados especiais e um presidente da mesa, que coordenará os trabalhos.
• O presidente da mesa fará a abertura dos trabalhos apresentando ao público o conferencista e o tema que será debatido.
• Se houver necessidade pode ser indicado um moderador ou mediador para auxiliar o presidente da mesa.
• As perguntas serão encaminhadas utilizando um formulário próprio, que deverá ser colocado em local visível ou ser distribuído pelo coordenador do evento ou pelas recepcionistas.
• Após o preenchimento do formulário de respostas, este deve ser encaminhado ao conferencista para o seu devido pronunciamento.
• A duração ideal é de uma hora e meia, dividindo-se o tempo entre a apresentação do conferencista e a sessão de perguntas e respostas.
• Este tipo de evento, normalmente, é um dos formatos utilizados em seminários e congressos.

Congresso

Pode ser definido como sendo um conjunto de reuniões/eventos formais promovidos por entidades associativas, visando debater assuntos de atualidade e de interesse específico de determinada categoria profissional.

Características:

• Podem ocorrer no âmbito local, regional, nacional ou internacional.
• Podem ter caráter profissional, técnico, cultural, artístico, político, histórico etc.
• Os temas são diversificados, embora se relacionem com a mesma especialidade ou entidade.
• O fator de maior relevância de um congresso é a difusão de novas teorias e conceitos.
• Na programação podem conter vários outros tipos de eventos, tais como: mesa-redonda, conferência, simpósio, comissões, painéis, palestras, debates etc.
• São organizados em períodos regulares, alternando-se as localidades-sedes, com uma duração de três a cinco dias em locais especiais, centros de convenções e hotéis que disponham de instalações adequadas. A sua realização pode ser anual ou bienal.
• É eleita uma comissão organizadora responsável pelo planejamento, regulamento e regimento, além do controle financeiro do evento.
• O Regulamento é o conjunto de normas que define a execução do evento como: data, horário, local, programa, duração, forma de inscrições, hospedagem, transporte, visitas etc.
• O Regimento define as regras de montagem do evento, desde a criação da comissão organizadora, funções de cada membro, cotas de patrocínios, regras de apresentação dos trabalhos etc.
• Os temas podem ser oficiais ou livres, mas devem ser apresentados por pessoas de elevado conceito técnico.
• Os congressos técnicos são promovidos por entidades profissionais, desenvolvidos mediante sessões de comissões, divididas em tantas quantas forem necessárias. Essas comissões, também chamadas de grupos de trabalho, discutem temas que lhe foram destinados, cabendo a cada uma a apresentação de sua recomendação. Esta será levada, com as demais comissões, a uma sessão plenária, da qual participam todos os congressistas, que a debaterão e apreciarão sob diversas óticas, ao final da qual ocorrerá a votação para aprovação. Caso seja aprovada a recomendação, ela será encaminhada às autoridades competentes, com o pronunciamento oficial da classe.
• Por sua importância, amplitude e nível dos participantes, normalmente os congressos recebem um expressivo suporte promocional e apoio de patrocinadores.
• Ao final é elaborado um único documento, conhecido como “anais” do congresso que registra todas as conclusões, bem como todos os trabalhos e propostas apresentadas durante o evento.
• A estrutura operacional compõe-se de oradores, mestre de cerimônias, recepcionistas, painelistas, debatedores, coordenador ou moderador.
• Deve conter uma programação complementar que inclua atividades sociais, gastronômicas, passeios, concursos, brindes e comemorações. Ex.: Congresso da OAB.

Convenção

Caracteriza-se por ser um evento interno de uma organização, empresa, entidade ou partido, com o objetivo de treinamento, reciclagem, avaliação, entrosamento, troca de experiências e informações entre os participantes. No caso das empresas ou indústrias, podem ser realizadas por setores distintos ou congrega todos os setores da empresa. Nas convenções de vendas, são reunidos os elementos ligados a este setor (vendedores, revendedores, distribuidores, representantes etc) para o lançamento de um novo produto ou apresentação de um plano de expansão no mercado.
No caso de partidos políticos, tem a função de comunicar aos integrantes do partido alguma resolução ou decisão previamente tomada. Pode ser utilizada também para congraçamentos, comemorações e festas de Natal. A convenção apresenta as mesmas características de um congresso, porém, em um âmbito menor. Tipos: de vendas, lançamento de produto/serviço, congraçamento e comemorações.

Coquetel

Reunião de pessoas cujo objetivo é a comemoração de alguma data ou acontecimento. No coquetel empresarial, há uma apresentação rápida e formal. Nestes eventos são oferecidos alimentos e bebidas, que devem ser servidos de forma adequada para satisfazer a maioria.
Os coquetéis são divididos em cinco categorias. No Coquetel Party serve-se bebidas e canapés, se acrescentar um prato quente, torna-se o Coquetel Souper e se for servido à americana, passa a ser o Coquetel Buffet, que pode ser subdividido em Coquetel Buffet e Coquetel Buffet “Sans Fouchette”. Existe ainda o Coquetel “Vin d’honneur”. Este é um coquetel servido pelos diplomatas, geralmente em comemoração à data nacional de seu país e no qual serve-se alimentos e bebidas típicas da região de origem.
Os coquetéis podem ser utilizados em uma infinidade de eventos, tais como homenagens, casamentos, conclusão de cursos, recepção de pessoas, abertura ou encerramento de eventos principais, inauguração, posse em cargos, aniversário de pessoas físicas ou empresas, apresentação de produtos no mercado etc.

Coquetel Party

É um evento de curta duração, nunca devendo ultrapassar duas horas. Segundo CARVALHO (1987), o coquetel caracteriza-se pelos “4S”: um para surgir, um para saudar, um para sorrir e o último para sumir. Em um vernissage é “2S” (surgir e sumir).

Características:

• Realiza-se em geral das 19 às 21 horas..
• O serviço é volante, sem buffet ou pratos quentes.
• Constam de drinques normais, canapés e salgadinhos.
• A descontração e o movimento caracterizam o comportamento dos convidados que circulam pelo ambiente segundo o ritual dos “quatro S”. Surgir, Saudar, Sorrir, Sumir.
• Se o coquetel for preparado para 100 pessoas, deve-se convidar 150, geralmente comparecem dois terços dos convidados.
• Os convites devem ser enviados com duas a três semanas de antecedência. Não se pede a confirmação de presença (RSVP), podendo ser colocado o termo “regrets only” (lamenta apenas) – com o número do telefone ao lado.
• Em alguns convites já são mencionadas os horários de início e término. Se o horário de término for registrado, deve-se dar uma tolerância de 45 minutos para se suspender todo o serviço. Essa tolerância permite que os convidados encerrem seus contatos e seus drinques.
• Ocasiões: confraternizações de empresas, inaugurações, noite de autógrafos, vernissages (lançamento de um produto ou serviço), boas vindas ou despedidas e reuniões familiares informais
• Bebidas: vinho, champanhe, uísque, sucos, refrigerantes, coquetéis de frutas sem álcool, e água mineral com e sem gás.
• Características principais dos gêneros alimentícios servidos: pequenos, decorativos e saborosos.
• Traje indicado: esporte fino ou de passeio.

Coquetel “Souper”

É um coquetel que tem uma duração mais prolongada que o coquetel Party e que além dos canapés e salgadinhos podem ser servidos pratos quentes, como: massas, tortas salgadas, estrogonofe, entre outros.

Características:

• O convite especifica apenas o horário de chegada.
• Esse tipo de reunião revela a intenção do anfitrião em estender por mais tempo o encontro dos amigos. O tempo total de duração do evento é de cinco a seis horas.
• O serviço é volante, podendo dispor de locais onde os convidados possam se sentar.
• Além dos salgadinhos e drinques, o coquetel termina com um ou mais pratos quentes, que são dispostos em uma mesa/buffet ornamentada com flores e velas altas em castiçais. Nela, estarão dispostos os talheres, as louças e guardanapos de tecidos.
• Os alimentos podem ser servidos por um maitre ou pelos próprios convidados livremente.
• Sobremesas e café podem ser servidos. Ao servir café e licor, deve dispor em uma mesa localizada na saída.
• Ocasiões: formaturas, aniversários, noivados, casamentos, batizados, festa de debutantes, bodas etc.
• Características principais dos gêneros alimentícios servidos: frios, assados e fritos; prato de sustentação (preparação mais substanciosa, servida em volume médio e em tempo breve); pequenos doces, café e licor.
• Traje: Por se um evento um pouco mais formal, o traje indicado é o social.

Coquetel Buffet

É um coquetel em que se utiliza o serviço à americana.

Características:

• É um almoço ou jantar servido em buffet.
• O coquetel buffet para almoço é programado para 12h e é servido às 14h. O jantar é programado a partir das 21h e o buffet é servido em torno das 23h.
• De acordo com a disponibilidade de espaço, mesas, cadeiras, toalhas e decoração podem ser planejadas para os convidados se servirem em pé ou sentados. Quando há recursos, uma boa opção é preparar mesas com sousplat, guardanapos, talheres e copos, com um arranjo floral e velas (somente à noite), no centro da mesa.
• O serviço deve ser iniciado com os canapés e salgadinhos, seguidos posteriormente pelos pratos quentes que serão dispostos no buffet, onde os convidados servem-se sozinhos ou contam com a ajuda do maitre.
• O buffet é organizado em uma grande mesa. Mesa de frios, saladas, pratos quentes e bebidas (pode também ser servida pelos garçons).
• O buffet consta de uma combinação de pratos quentes e frios com uma agradável variedade de saladas, carnes, aves, peixes e crustáceos. Pode se decidir por cardápios regionais ou internacionais, como, por exemplo, comida típica mineira, uma noite italiana etc.
• Depois de servido os pratos salgados, estes são retirados e as sobremesas são apresentadas (quando não é montado o buffet de sobremesa separadamente – também chamado de ilhas).
• O coquetel termina com um café que pode ser acompanhado de chocolates de menta, petit fours e licores digestivos, servido em uma mesa na saída.
• Cardápio impresso: é uma informação interessante para que o convidado saiba dosar a distribuição e a sequência das iguarias.
• Ocasiões: formaturas, aniversários, noivados, casamentos, batizados, festa de debutantes, bodas etc.
• Traje: Passeio completo é o traje indicado, pois este é um evento mais formal.

Coquetel Buffet – “Sans Fourchette”

É um coquetel em que se utiliza o serviço à americana. A diferença entre os dois tipos de coquetéis buffet é que, o coquetel Sans Fourschette é utilizado em eventos de curta duração onde não dispomos de locais para os convidados se sentar.

Características:

• Buffet com petiscos, salgadinhos, patês diversos, frios, torradas, canapés etc.
• Neste caso não se usam talheres, apenas de serviço.
• Deve haver muitos guardanapos disponíveis (de tecido ou de papel).
• As bebidas devem ser colocadas numa mesinha à parte, seguida de copos, guardanapos pequenos, pinça para limão, fatias de limão etc…
• Não se esqueçam dos coletores de lixo, para que os convidados recolham palitos, guardanapos usados e outros descartáveis.
• Quando for um grupo grande é complicado este tipo de serviço porque as pessoas ficam todas em volta da mesa atrapalhando os garçons de reporem os alimentos e nem conseguem se servir direito.

Coquetel Vin d’honneur

É um coquetel normalmente utilizado nas áreas de regionalização (consulados e embaixadas) em que são oferecidos aos convidados bebidas e pratos típicos da região anfitriã. Normalmente é aplicado para comemorar uma data oficial; ou apresentar os símbolos de um determinado país, estado ou região. Ex.: Alemã – cerveja, decoração estilizada, salsicha, chucrute etc. O estado de Minas convida – mandioca frita, torresmo, queijo, pão de queijo, bolinho de mandioca, cachaça.

Curso

Evento educativo, baseado em um tema específico e tem como objetivo o conhecimento, treinamento ou a reciclagem dos participantes, que não deve ultrapassar de 35 pessoas por turma. É realizado por meio de aulas, palestras entre outros e para ser produtivo deve-se utilizar de recursos audiovisuais, bem como materiais de apoio: apostila, livros, pasta, bloco, caneta e certificado de participação. A duração do curso varia de acordo com os objetivos a serem atingidos, podendo variar entre oito horas até no máximo um ano.

Saiba Mais: Classificação e Tipologia de Eventos

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O texto apresentado nesta página é um resumo de partes do Livro “Planejamento e Organização de Eventos: Da Teoria à Prática.” Autora: Adriana Tenchini (Ebook disponível na Amazon).

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Meu nome é Adriana Tenchini, natural de Belo Horizonte, Minas Gerais. Sou uma amante do conhecimento e tenho como formação os cursos: Graduação em Eventos, Bacharelado em Publicidade e Propaganda, Graduação em Gastronomia, Graduação em Cozinha Contemporânea, MBA em Administração Estratégica, Pós-graduação em Gestão da Qualidade em Gastronomia e vários cursos extracurriculares nas áreas de eventos, gastronomia, design e web design. Além da minha formação acadêmica, sou produtora de conteúdo, escritora, espírita, terapeuta holística, produtora de laticínios vegetais e mãe.

Para saber mais acesse a página A Gastrônoma, A Autora, A Terapeuta, A Multiface.

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IMAGEM CAPA: Imagem Adriana Tenchini

ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul, RS: Editora EDUCS, 2002.

BRITTO, Janaína e FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo, SP:
Editora Aleph, 2002.

CAMPOS, Luiz Cláudio, WYSE, Nely e ARAÚJO, Maria Luiza da Silva. Eventos: Oportunidade de novos negócios,
Rio de Janeiro, RJ: Editora SENAC, 2000.

GIACOMO, Cristina. Tudo acaba em festa: Evento, líder de opinião, motivação e público. São Paulo, SP: Editora
Página Aberta, 1993.

MATIAS, Marlene. Organização de eventos: Procedimentos e Técnicas. 4ª edição atualizada. Barueri, SP: Editora
Manole, 2010.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo Sobre Eventos. São Paulo, SP: Editora STS, 1999.

SIMÕES, Roberto Porto. Relações Públicas: função política. 3ª ed. São Paulo: Summus, 1995.