Evento – Realizando e Operacionalizando o Projeto
Essa é a fase da implantação e execução do evento. É o transcorrer das atividades, ou seja, é a aplicação das determinações previstas no pré evento. Depois de desenvolver o Planejamento Estratégico é hora de partir para a execução e, nesta fase, o instrumento de trabalho mais eficaz é o check list, além do acompanhamento pelo cronograma de atividades, já elaborado na fase anterior. O principal benefício do check list está em agrupar, num único lugar, todos os minúsculos detalhes e materiais necessários para a implantação do evento. A união desses dois instrumentos é perfeita para o controle de seu evento.
Check List
Um instrumento útil no controle e planejamento do evento é a elaboração do check list, contendo o que será necessário ao evento, do seu início ao término. O check list é criado a partir das informações sobre os Recursos de material, pessoal e infraestrutura necessários para a realização do evento. Estes recursos serão utilizados na realização do evento e, dependendo do nível de complexidade e do formato, podem ser simples e em pequeno número ou grandiosos e numerosos. Em eventos de grande porte, podem ter vários espaços funcionando ao mesmo tempo, englobando um grande número de pessoas, instalações físicas e materiais. Neste caso, terão alguns espaços/serviços que podem fazer parte do evento, tais como: espaços (sala VIP, secretaria do evento, sala de imprensa, recepção, sala de comissões técnicas, salões, auditórios etc.) e serviços (tradução simultânea, transportes, hospedagem etc.).
Cronograma
É o detalhamento do check list. O cronograma é criado a partir dos dados inseridos no check list, ou seja, anotam-se todas as providências e necessidades identificadas no check list, e em seguida, insira datas e nomes de pessoas responsáveis para a realização de cada uma delas.
O cronograma permite o acompanhamento de todo o processo, uma vez que estabelece os prazos e período para a execução de todas as tarefas. Um dos objetivos é estimar o tempo gasto em uma atividade, fazendo um paralelo entre o tempo ideal (previsto) e o real (obtido). Além de dividir as atividades por datas, períodos e responsáveis. O cronograma criado para orientar as atividades no dia da realização do evento pode ser chamado de “Roteiro de Cerimônias”.
Roteiro de Cerimônias ou Cronograma do Dia.
Depois de definir a data, horário, local, tipologia, espaço onde o evento será realizado e público convidado é a vez de preparar o Roteiro da Cerimônia ou Cronograma do Dia. Neste momento é que se passa realmente a operacionalizar o evento, de fato, é o planejamento estratégico do evento. Para a preparação do Roteiro é imprescindível que visite o local de realização do evento e verifique todos os recursos disponíveis. É importante que o roteiro da cerimônia seja formatado de forma a alcançar o objetivo de comunicar uma ação organizacional para o seu público de interesse. O roteiro da cerimônia é o instrumento que norteará toda a equipe do cerimonial na execução do evento. Daí sua relevância como o instrumento mais importante para administrar a operacionalização e controle do evento no dia de sua realização. O roteiro da cerimônia funciona com uma partitura do regente de uma orquestra. Ele orienta sobre como a equipe do cerimonial deve proceder e em que momento. Tudo para que haja uma perfeita harmonia entre as ações e a equipe que as desenvolve. Ajudará com que cada um saiba o momento certo de colocar em prática sua competência técnica, sua motivação pessoal e sua capacidade de atuar em grupo. Portanto, talento individual é importante, mas é necessário que todos estejam afinados com mesmo objetivo para que o resultado seja um sucesso.
Saiba Mais: Planejamento e Organização de Eventos
O texto apresentado nesta página é um resumo de partes do Livro “Planejamento e Organização de Eventos: Da Teoria à Prática.” Autora: Adriana Tenchini (Ebook disponível na Amazon).
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Meu nome é Adriana Tenchini, natural de Belo Horizonte, Minas Gerais. Sou uma amante do conhecimento e tenho como formação os cursos: Graduação em Eventos, Bacharelado em Publicidade e Propaganda, Graduação em Gastronomia, Graduação em Cozinha Contemporânea, MBA em Administração Estratégica, Pós-graduação em Gestão da Qualidade em Gastronomia e vários cursos extracurriculares nas áreas de eventos, gastronomia, design e web design. Além da minha formação acadêmica, sou produtora de conteúdo, escritora, espírita, terapeuta holística, produtora de laticínios vegetais e mãe.
Para saber mais acesse a página A Gastrônoma, A Autora, A Terapeuta, A Multiface.
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IMAGEM CAPA: Imagem de Stefan Schweihofer por Pixabay
REFERÊNCIAS:
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Adriana Tenchini 