Pós Evento

Pós Evento

O evento chega ao fim, inicia-se agora o processo de encerramento. Desmontagem da estrutura, acertos financeiros, devolução de materiais, correspondências oficiais, elaboração de relatórios. O trabalho e o tempo gasto no encerramento de um evento são diretamente proporcionais ao porte de evento. Eventos de porte muito grande podem requerer a venda das instalações e equipamentos em um leilão após o evento.
Nesta fase, também ocorrem as avaliações com relação as ações desenvolvidas e suas consequências, ou seja, ocorre a confrontação dos resultados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento. Um importante ponto a ser usado nesta fase é a reunião de feed back com os participantes, o seu cliente e com os parceiros e patrocinadores decisivos, na qual as forças e as fraquezas do evento são discutidas e anotadas. Este feed back é importante para a aprendizagem na realização de novos eventos.
Esta avaliação envolve também questionários e estudos com os participantes para sondar o nível de satisfação com o evento. A natureza da avaliação será determinada, em grande parte, pelo propósito do evento e pela audiência à qual ele se destina.

Para a efetivação dessa fase, são necessários alguns instrumentos de controle, que foram utilizados durante a organização do evento, tais como:

• Check list;
• Formulários de procedimentos formais;
• Atas das reuniões periódicas;
• Relatórios periódicos das atividades;
• Questionários de avaliação dos participantes;
• Outros.

A seguir lista de tarefas a serem verificadas na finalização de um evento:

• Marcar uma reunião de coleta de informações e oferecer oportunidade para feed back de todos os parceiros;
• Fechar as contas e preparar um relatório financeiro auditado;
• Cumprir todas as obrigações contratuais e estatutárias;
• Preparar um relatório completo dos resultados do evento e distribuir a todos os parceiros;
• Fazer recomendações para futuros refinamentos e aperfeiçoamentos do evento;
• Agradecer a todo o pessoal, participantes e parceiros por seu apoio no evento.

Saiba Mais: Planejamento e Organização de Eventos

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O texto apresentado nesta página é um resumo de partes do Livro “Planejamento e Organização de Eventos: Da Teoria à Prática.” Autora: Adriana Tenchini (Ebook disponível na Amazon).

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Meu nome é Adriana Tenchini, natural de Belo Horizonte, Minas Gerais. Sou uma amante do conhecimento e tenho como formação os cursos: Graduação em Eventos, Bacharelado em Publicidade e Propaganda, Graduação em Gastronomia, Graduação em Cozinha Contemporânea, MBA em Administração Estratégica, Pós-graduação em Gestão da Qualidade em Gastronomia e vários cursos extracurriculares nas áreas de eventos, gastronomia, design e web design. Além da minha formação acadêmica, sou produtora de conteúdo, escritora, espírita, terapeuta holística, produtora de laticínios vegetais e mãe.

Para saber mais acesse a página A Gastrônoma, A Autora, A Terapeuta, A Multiface.

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REFERÊNCIAS:

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BRITTO, Janaína e FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo, SP: Editora Aleph, 2002.

CAMPOS, Luiz Cláudio, WYSE, Nely e ARAÚJO, Maria Luiza da Silva. Eventos: Oportunidade de novos negócios, Rio de Janeiro, RJ: Editora SENAC, 2000.

CELSA, Cleusa Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. 9. ed. São Paulo: Summus, 2009.

GIACOMO, Cristina. Tudo acaba em festa: Evento, líder de opinião, motivação e público. São Paulo, SP: Editora
Página Aberta, 1993.

GONÇALVES, Carmem Lucia Alves. Organização de Eventos com Arte e Profissionalismo. 1ª edição. Fortaleza, CE: SEBRAE, 1998.

KOTLER, Philip. Administração de Marketing. 9ª ed. São Paulo, SP: Atlas, 1998, p.586.

MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 5. ed. Barueri (SP): Manole, 2010.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo Sobre Eventos. São Paulo, SP: Editora STS, 1999.

SIMÕES, Roberto Porto. Relações Públicas: função política. 3ª ed. São Paulo: Summus, 1995.

VIEIRA, Silva; FREUND, Francisco Tonny; ZUANETTI, Rose. O mundo da cozinha: técnicas de trabalho, perfil profissional e mercado. Rio de Janeiro. Ed. Senac Nacional, 2001.