Pré Evento: Planejamento e Preparação
Todo planejamento inicia-se com a elaboração de um projeto de viabilidade na qual a ideia inicial será detalhada e segmentada em ações que visam atingir o seu objetivo. A elaboração do projeto de eventos leva em conta o motivo, o público-alvo e cria um roteiro adequado a cada tipo de evento, seja ele social ou empresarial. Esta é a parte crucial do evento, e por isso, tenha muito cuidado e toda a atenção. É o momento dos mínimos detalhes, de todos os tamanhos e formas, de todas as áreas e serviços, de todos os recursos e despesas, de todos os aspectos de mercado e de pessoas, que envolverão e serão envolvidas por e para o seu evento.
Segundo GONÇALVES (1998):
“O Projeto pode ser considerado como um trabalho com datas de início e término, previamente estabelecidas, custos previstos para cada tarefa ou atividade, resultado final pré-determinado e no qual são alocados recursos necessários ao seu bom desenvolvimento e realização.”
Para o planejamento e a operacionalização de um evento, é primordial criar um projeto. Projeto “é um conjunto de informações que envolvem o detalhamento econômico, financeiro, tecnológico e administrativo, de determinado ponto ou segmento do programa estabelecido para aperfeiçoamento ou desenvolvimento dos eventos[1]”.
Os projetos são elaborados obedecendo a um roteiro lógico de modo a facilitar o entendimento de todas as pessoas envolvidas na realização do evento. O roteiro não deve ser considerado como uma camisa de força ou ainda uma receita de bolo, a qual não pode sofrer modificações. Os eventos têm características episódicas e, por esta razão, qualquer roteiro é adaptado em função de suas aplicações e ao cronograma de realização. O primeiro passo para a criação deste projeto é a definição do produto, sendo necessário a coleta de informações suficientes que permitam uma visão clara do cenário. Para isso, obtenha os detalhes com o seu cliente:
- Evento empresarial – obtenha dados dentro e fora da empresa – quem é, o que faz, o que espera do evento, entre outros.
- Evento social – consiga captar o que o cliente deseja do seu evento, quais são suas expectativas e sonhos e transformá-los em realidade.
Estas informações fazem parte do Briefing. O Briefing é uma reunião preliminar com o cliente/empresa ou com a comissão organizadora, para colher todas as informações necessárias para a realização do projeto do evento. Estas informações devem responder a algumas perguntas, tais como: Por que preciso ou quero realizar um evento? Qual é a natureza exata do evento? Quando irá acontecer? Onde irá acontecer? Como pode ser desenvolvido? Quais são os custos envolvidos? Quem irá organizar? Ou comparecer? Ou assistir? Ou participar? Ou pagar? Como o evento será divulgado? Será de interesse da mídia? É atraente para um patrocinador? Há outros eventos semelhantes? O que acontecerá depois? Qual será o próximo passo? As perguntas são formuladas dependendo do tipo de evento a ser organizado, pois cada evento é único, tendo suas características e necessidades específicas.
Após a aprovação do projeto, o profissional de eventos será o responsável por toda a organização, tais como, locar espaço (se necessário), providenciar convites, confirmar presença, escolher cardápio, contratação de pessoas especializadas (garçom, recepcionista, segurança, fornecedores de produtos, fornecedores de materiais etc.), ou seja, ele é o responsável por todo o andamento do evento, e para facilitar todo o seu trabalho, o profissional deve criar e acompanhar o Check List (lista de checagem).
O Check list é uma lista com todas as providências, tarefas e necessidades do evento desde o início até o fim. Ele é importante porque o organizador deve estar preparado para tomar decisões rápidas. Lembrem-se sempre: o evento não pode parar. Inicialmente o check list é usado apenas como uma simples lista que vai evoluindo até abranger diversas áreas de um departamento ou até de um complexo evento. Não existe um check list único, válido para todos os eventos.
Mesmo se restringirmos o universo para apenas um tipo de evento, não há uma única listagem que possa beneficiar a todas as empresas, pois cada pessoa tem sua maneira personalizada de planejar e executar suas tarefas e de delegar poderes e responsabilidades. Até os materiais utilizados para uma mesma tarefa são diferentes de uma empresa para outra e de um funcionário para o outro. Por isso, o melhor check list é o criado pelo próprio estabelecimento para cada tipo de evento e melhorá-lo a cada nova edição que se realiza. Lembramos ainda que um mesmo tipo de evento muda completamente seu perfil, de acordo com o cliente e com as peculiaridades do evento e da ocasião.
O buffet (ou empresa de eventos) deve adequar o seu check list. E quanto maior a complexidade do evento e a exigência de qualidade por seu cliente, maior o valor desse instrumento de trabalho pode oferecer-lhe em retorno. Além de poder conter diferentes itens, o check list pode ter várias formas de apresentação e ordenação, por exemplo, reunir as necessidades por ordem alfabética ou por grupos de atividades, setores de organização ou para circunstâncias específicas, tais como check list do banquete, do coffee break, da secretaria, do plenário, de programação social, do local do evento e outros.
Outro meio muito eficaz de controle é o Cronograma. Listagem passo-a-passo de todas as etapas necessárias para o bom desenvolvimento do evento e que dependendo da sua complexidade pode-se fazer um só cronograma ou separados por áreas. Ex.: recursos humanos, recursos materiais etc. O cronograma é criado a partir dos dados inseridos no check list, ou seja, anotam-se todas as providências e necessidades identificadas no check list, e em seguida, insira datas e nomes de pessoas responsáveis para a realização de cada uma delas. O cronograma de atividades é considerado como uma peça fundamental, imprescindível em todas as fases do evento e sua importância fica ainda mais evidente quanto maior for sua complexidade e mais longa a sua duração.
Este instrumento apresenta a distribuição ordenada das atividades e providências, entre os membros da equipe que desenvolverá e posteriormente executará o projeto, dentro de determinado espaço de tempo, com datas previstas para início e término de cada tarefa. Para ser mais eficiente, ele deve ser feito em conjunto com todos os parceiros (fornecedores, funcionários, colegas etc.) envolvidos, para facilitar o entrosamento e a visualização das necessidades interligadas entre eles. O ordenamento dessas atividades pode ser feito segundo diversos critérios de acordo com a necessidade do momento:
- Temporal: na ordem em que devem ser executadas, dentro do prazo necessário;
- Responsabilidade: na ordem em que devem ser executadas por cada pessoa ou grupo de pessoas;
- Por atividade: na ordem de execução de uma única atividade, mas envolvendo todos os responsáveis.
O acompanhamento e a avaliação constantes do cronograma evitam e previnem erros durante o processo. Deve ser dada ênfase especial ao fator antecedência, onde o cronograma tem importância fundamental como ferramenta de avaliação de viabilidade de todas as tarefas e providências para a concretização do evento. Grandes eventos como congressos, possuem as comissões organizadoras que se dividem em subcomissões. Neste caso, cada subcomissão fará o seu cronograma de trabalho, que terá um organizador geral com o cronograma geral do evento, no qual constam todas essas submissões.
Utilizar o check list e o cronograma é fundamental. Desta forma, tenha-os em mãos do início ao fim do evento (do pré ao pós-evento).
[1] Adaptação de SOUZA & CORRÊA, 2000.
Saiba Mais: Planejamento e Organização de Eventos
O texto apresentado nesta página é um resumo de partes do Livro “Planejamento e Organização de Eventos: Da Teoria à Prática.” Autora: Adriana Tenchini (Ebook disponível na Amazon).
Episódios
mais recentes
Meu nome é Adriana Tenchini, natural de Belo Horizonte, Minas Gerais. Sou uma amante do conhecimento e tenho como formação os cursos: Graduação em Eventos, Bacharelado em Publicidade e Propaganda, Graduação em Gastronomia, Graduação em Cozinha Contemporânea, MBA em Administração Estratégica, Pós-graduação em Gestão da Qualidade em Gastronomia e vários cursos extracurriculares nas áreas de eventos, gastronomia, design e web design. Além da minha formação acadêmica, sou produtora de conteúdo, escritora, espírita, terapeuta holística, produtora de laticínios vegetais e mãe.
Para saber mais acesse a página A Gastrônoma, A Autora, A Terapeuta, A Multiface.
Gostou do texto? Então Compartilhe.
Alguma dúvida ou sugestão? Poste aqui ou, se preferir, envie um e-mail adrianatenchini@outlook.com
Receba novos conteúdos na sua caixa de entrada.
Escritora, Produtora de Conteúdo, Publicitária e Gastrônoma.
E não esqueça de seguir as minhas redes sociais.
IMAGEM CAPA: Imagem Adriana Tenchini
REFERÊNCIAS:
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul, RS: Editora EDUCS, 2002.
BRITTO, Janaína e FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo, SP: Editora Aleph, 2002.
CAMPOS, Luiz Cláudio, WYSE, Nely e ARAÚJO, Maria Luiza da Silva. Eventos: Oportunidade de novos negócios, Rio de Janeiro, RJ: Editora SENAC, 2000.
CELSA, Cleusa Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. 9. ed. São Paulo: Summus, 2009.
GIACOMO, Cristina. Tudo acaba em festa: Evento, líder de opinião, motivação e público. São Paulo, SP: Editora
Página Aberta, 1993.
GONÇALVES, Carmem Lucia Alves. Organização de Eventos com Arte e Profissionalismo. 1ª edição. Fortaleza, CE: SEBRAE, 1998.
KOTLER, Philip. Administração de Marketing. 9ª ed. São Paulo, SP: Atlas, 1998, p.586.
MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 5. ed. Barueri (SP): Manole, 2010.
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo Sobre Eventos. São Paulo, SP: Editora STS, 1999.
SIMÕES, Roberto Porto. Relações Públicas: função política. 3ª ed. São Paulo: Summus, 1995.
VIEIRA, Silva; FREUND, Francisco Tonny; ZUANETTI, Rose. O mundo da cozinha: técnicas de trabalho, perfil profissional e mercado. Rio de Janeiro. Ed. Senac Nacional, 2001.
Adriana Tenchini 