Planejamento
de Eventos
O evento é muito mais do que o planejamento, a programação, a execução e o monitoramento de uma sequência de atividades destinadas a um público específico e realizadas em local apropriado. O evento dever ser pensado como uma atividade econômica e social que gera uma série de benefícios para os empreendedores, para a cidade promotora, para o comércio local, restaurantes, hotéis e para a comunidade. BRITTO & FONTES (2002)
Para que um evento seja um sucesso, o principal é o planejamento. Mas, por que planejar? Porque é fundamental que sejam apontadas medidas alternativas, verificados os detalhes, eliminando o amadorismo e para que não surjam erros ou imprevistos. A organização de eventos exige cuidados e critérios especiais para que seu objetivo seja plenamente atingido. Assim, existem certas variáveis importantes que não devem deixar de ser levadas em consideração.
Tudo aquilo que é anotado, pesquisado, analisado e seguido com critérios específicos tem quase 100% de chance de acertos e uma pequena margem de erros e imprevistos. E o planejamento é a ferramenta que serve para ajudar na organização e acompanhamento de todos os itens e etapas que compõem um evento, seja ele do tipo que for. O processo de planejamento se interessa pelos fins e pelos meios para atingir tais fins.
Todo planejamento inicia-se com a elaboração de um projeto, na qual, a ideia selecionada será detalhada e segmentada em ações que visam atingir o seu objetivo. A elaboração deste projeto leva-se em conta o motivo, o público-alvo e cria um roteiro adequado a cada tipo de evento, seja ele social ou empresarial.
Fases de um Evento
a) Pré Evento – Fase principal do evento, onde será criado o projeto e o planejamento de todas as atividades, bem como, o cálculo de todas as receitas e despesas esperadas. É nesta fase que se decide que tipo de fornecedores e profissionais serão contratados. Também serão desenvolvidos os controles administrativos e financeiros. Tudo isso sempre em função dos objetivos gerais e específicos do evento e da previsão de receitas estimadas.
b) Evento – É a realização do evento. O sucesso nesta etapa dependerá se a etapa anterior, o pré evento, for bem-feito ou não. Aqui é a fase de operacionalização de todos os dados planejados e o momento em que os fornecedores e profissionais contratados irão fornecer seus produtos e serviços.
c) Pós-evento – Encerramento e avaliação do evento. Desmontagem de toda a estrutura preparada para o evento; dos acertos financeiros e dos pagamentos dos fornecedores; devolução de todos os materiais não utilizados ou alugados. Catalogue e arquive corretamente todas as correspondências oficiais e dados importantes para um próximo evento. Nesta fase é muito importante fazer com seu cliente um Feed Back, tanto para o cliente como para o buffet.
Para o cliente: O cliente sente-se reconhecido, com isso valoriza mais o trabalho do buffet, além de poder expressar sua opinião, principalmente, em caso de descontentamento com algum serviço prestado.
Para o buffet: é importante saber quais foram os pontos positivos e negativos do evento, desta maneira, pode aprimorar cada vez mais os serviços prestados ao público.
“Planejar o evento é ganhar agilidade no desempenho, é melhorar a eficiência na execução das tarefas, é mensurar com mais acuidade os resultados e ter referências para avaliá-los.”
Passos para Planejar
1º PASSO – Identificar e definir
1 – Coleta de dados (briefing e gerenciamento de todas as informações sobre o evento).
2 – Objetivos do Evento
3 – Formato (tipologia e programação do evento)
4 – Definição do Público-alvo (perfil e quantidade)
5 – Necessidades de infraestrutura, material e pessoal (Recursos)
6 – Comissão Organizadora/Divisão de Tarefas
7 – Recursos necessários (financeiros)
2º PASSO – Criar o pré-projeto do Evento
1 – Título e Tema do Evento
2 – Público Alvo
3 – Data, horário e escolha do local
4 – Introdução
5 – Objetivos (gerais e específicos)
6 – Justificativas
7 – Programa Preliminar (estratégias)
8 – Check list dos Recursos Físicos (infraestrutura), Recursos Materiais (logística) e Recursos Humanos (formação de equipes)
9 – Cronograma
10 – Fatores Condicionantes (que dependem de resolução de outros fatores)
11 – Estimativa de Orçamento
12 – Considerações Finais
3º PASSO – Finalizar e detalhar o projeto com a aprovação de valores e de todos os outros levantamentos propostos.
1 – Detalhamento do projeto conforme explicado anteriormente no capítulo 4.3.
2 – Cronograma
3 – Check list
4 – Orçamentos
5 – Roteiro
6 – Elaboração de contratos
7 – Convites (criação, envio e confirmação de presença)
8 – Preparação e organização de todos os materiais, equipamentos e recursos necessários para o evento, incluindo contratação de pessoal e empresas.
Saiba mais: Planejamento e Organização de Eventos
O texto apresentado nesta página é um resumo de partes do Livro “Planejamento e Organização de Eventos: Da Teoria à Prática.” Autora: Adriana Tenchini (Ebook disponível na Amazon).
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Meu nome é Adriana Tenchini, natural de Belo Horizonte, Minas Gerais. Sou uma amante do conhecimento e tenho como formação os cursos: Graduação em Eventos, Bacharelado em Publicidade e Propaganda, Graduação em Gastronomia, Graduação em Cozinha Contemporânea, MBA em Administração Estratégica, Pós-graduação em Gestão da Qualidade em Gastronomia e vários cursos extracurriculares nas áreas de eventos, gastronomia, design e web design. Além da minha formação acadêmica, sou produtora de conteúdo, escritora, espírita, terapeuta holística, produtora de laticínios vegetais e mãe.
Para saber mais acesse a página A Gastrônoma, A Autora, A Terapeuta, A Multiface.
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Escritora, Produtora de Conteúdo, Publicitária e Gastrônoma.
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FONTE IMAGEM CAPA: Imagem de Sandry Rivera por Pixabay
REFERÊNCIAS:
BRITTO, Janaína e FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo, SP: Editora Aleph, 2002.
CAMPOS, Luiz Cláudio, WYSE, Nely e ARAÚJO, Maria Luiza da Silva. Eventos: Oportunidade de novos negócios, Rio de Janeiro, RJ: Editora SENAC, 2000.
CELSA, Cleusa Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. 9. ed. São Paulo: Summus, 2009.
GONÇALVES, Carmem Lucia Alves. Organização de Eventos com Arte e Profissionalismo. 1ª edição. Fortaleza, CE: SEBRAE, 1998.
KOTLER, Philip. Administração de Marketing. 9ª ed. São Paulo, SP: Atlas, 1998, p.586.
MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 5. ed. Barueri (SP): Manole, 2010.
VIEIRA, Silva; FREUND, Francisco Tonny; ZUANETTI, Rose. O mundo da cozinha: técnicas de trabalho, perfil profissional e mercado. Rio de Janeiro. Ed. Senac Nacional, 2001.
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