Projeto de Eventos
Segundo GONÇALVES (1998):
“O Projeto pode ser considerado como um trabalho com datas de início e término, previamente estabelecidas, custos previstos para cada tarefa ou atividade, resultado final pré-determinado e no qual são alocados recursos necessários ao seu bom desenvolvimento e realização.”
“Cada projeto é único, pois cada evento é diferenciado”, ou seja, um jantar difere de um café da manhã, como a organização de um congresso também é diferente de uma palestra. Mas, mesmo sendo projetos distintos, existem alguns tópicos que devem constar na maioria dos projetos: Título, tema, público-alvo, data, horário, local, introdução, objetivos (gerais e específicos), justificativa, estratégias, recursos (humanos, físicos e materiais), cronograma, orçamento, considerações finais.
1. Título / Tipologia do Evento – O título do evento ou nome facilitará a divulgação e sua memorização. Aqui é relacionado o tipo de evento que será realizado. Ex.: Coquetel, formatura, casamento, aniversário, congresso, lançamento, inauguração etc.
2. Tema ou Temário ou Mensagem – É a fixação antecipada dos assuntos a serem abordados durante o evento. O tema é um agente motivador para a participação no evento e para isso, deve ser atual e identificar-se com o perfil do público-alvo, ou seja, nível cultural e social, faixa etária, sexo, origem, nacionalidade, poder aquisitivo etc. Devem ser evitados temas que possam gerar interpretações inadequadas ou que não traduzam com fidelidade e clareza as características do evento. Ex.: Lual, Cinderela (infantil), comida de boteco, Noite de queijos e vinhos, salão de moda jovem, campeonato de canoagem, feira esportiva de sol e lazer, Feira de antiguidades, festival de bandas e fanfarras, baile de máscaras, feira vegana, dentre outros.
3. Público-alvo – Defina a quem se destina o evento, determinando se externo, interno ou misto, e quem dentro dessa classificação. E ainda, qual será o número de convidados esperados para o evento. Estas informações são coletadas durante o Briefing. O público-alvo é um item primordial na hora de planejar o evento. O organizador deve conhecer bem os convidados/participantes do evento, pois, é a partir deste conhecimento que se tem ou não sucesso. O público-alvo define o evento. A escolha dos ambientes, alimentação, bebidas, decoração, definição dos serviços, das tarifas, dos fornecedores etc. depende exclusivamente da correta identificação do perfil deste público.
No que refere ao número de convidados, nunca convide um número superior ao espaço físico disponível. Nada mais desagradável do que pessoas empilhadas, espremidas ou aglomeradas em um coquetel ou numa sala de convenções por falta de espaço.
4. Data, horário e duração do evento – Dia, mês e ano da realização do evento. A Data de um evento é importantíssima e está ligada às possibilidades de sucesso. O horário da realização do evento depende muito do tipo do evento, do local e do cliente. A duração do evento também é definida pela tipologia. Ex.: o coffee break tem duração de 20 a 30 minutos, o coquetel party de 2 horas, o coquetel souper de 5 a 6 horas, um seminário ou campeonato pode ter duração de vários dias.
5. Local – Espaço reservado para a realização do evento, da mesma forma que o horário, o local depende do tipo do evento a ser realizado e o público estimado.
6. Introdução / Descrição do Evento – Elabore um texto que informe as intenções do evento, mas que ao mesmo tempo toque no sentimento do cliente. Não se esqueça que o evento mexe com a emoção das pessoas. A introdução é o momento de assegurar o cliente. Mostre-lhe que está compartilhando da alegria e dos sonhos dele. Se quiser, use passagens da Bíblia ou trechos poéticos (é mais usado em eventos sociais), o importante é emocionar. No caso de eventos empresariais é o momento de mostrar ao cliente em poucas palavras “o que é” o evento.
7. Objetivos e Justificativas – Quando o organizador sabe quais são todos os objetivos do evento, torna-se fácil traçar o projeto. Os objetivos devem ser claros, precisos, amplos e específicos. Defina todos os resultados, expectativas e propostas que se deseja alcançar, bem como apresentar quais justificativas que permitem e viabilizem a execução do evento, além de indicar como serão avaliados seus resultados. Cada objetivo deve responder aos pontos: O quê? Como? Quando? Quanto? Nos eventos empresariais, para definir o objetivo é necessário responder as seguintes perguntas: Por que a empresa decidiu realizar um evento? Qual o objetivo que ela pretende atingir? Qual a informação quer comunicar?
7.1 Objetivo Geral – É o item principal do projeto. É o que quer atingir (“para quê”).
7.2 Objetivos específicos – É o detalhamento (listagem em tópicos) do objetivo geral.
7.3 Justificativa – O “por que” da realização do evento. Em eventos sociais, neste tópico também usa a emoção do cliente, mas de maneira mais objetiva. Nos eventos empresariais, a justificativa é para explicar ao patrocinador/investidor quais as vantagens de participar desse evento, é o momento de o organizador de eventos vender a sua ideia.
8. Estratégias – Aqui é o “como fazer”. Quais são as estratégias para a realização desse evento, ou seja, quais são as ações necessárias para atingir os objetivos. É o ato de orientar e direcionar as ações do evento, de forma eficaz. Neste tópico relaciona-se as ações em forma de lista. O detalhamento de cada uma delas é realizado no tópico Recursos (Humanos, Físicos e Materiais).
9. Recursos – São todos os fatores humanos (garçom, barman, recepcionista, pessoal de apoio etc.), materiais (fogão, pratos, talheres, mesas, copos etc.) e físicos (salões, salas, auditórios etc.) necessários para a realização do evento, desde a sua concepção (pré evento).
9.1 Recursos Humanos – Trata-se do pessoal necessário para o desenvolvimento do evento desde o pré até o pós-evento, quer seja da própria organização, de empresas terceirizada ou ainda funcionários autônomos (free-lancer). Relacione todos os profissionais necessários para desenvolver a programação estabelecida, bem como, as diversas atividades já definidas, e a remuneração proposta, além da infraestrutura específica. Todos os profissionais necessitam de: coordenação, treinamento, uniformes.
9.2 Recursos Físicos – É toda a parte operacional do evento, ou seja, é a relação de toda a infraestrutura física necessária para atender direta ou indiretamente a realização do evento, tais como: auditórios, salas, salões, plenários, teatros, secretaria, estacionamento, sala vip, sala de imprensa, sala de comissão técnica, cabine de som, cabine de tradução simultânea, hotel, restaurante, dentre outras. A definição da infraestrutura para realização do evento está condicionada ao seu formato, ou seja, qual é a tipologia, o tema, o público-alvo, a data e o horário do evento.
9.3 Recursos Materiais – É toda a parte logística do evento, ou seja, é a relação de todos os equipamentos necessários à operacionalização do evento, tais como: Fogão, talheres, pratos, decoração, folders, ata de presença, brindes, releases, ofícios, convites, aparelhos elétricos, aparelhos audiovisuais, dentre outros. Do mesmo modo que os Recursos Físicos, os Recursos Materiais necessários para evento estão condicionados ao seu formato.
10. Cronograma – Para o acompanhamento de todas as fases do evento é necessário estabelecer o cronograma de atividades, que é a listagem passo a passo de todos os itens necessários (atividades e providências) dentro de determinado espaço de tempo, com datas previstas para início e término de cada tarefa. O cronograma estabelece também responsabilidades de execução e deve ser considerado como uma peça fundamental e imprescindível na fase de operacionalização de um evento. O cronograma tem características de controle, registrando a data das atividades programadas e a data em que a tarefa foi realizada, ou seja, o previsto e o realizado. O cronograma também serve para auxiliar na estruturação do orçamento financeiro, pois define as datas das operações e serviços e, consequentemente, a previsão dos recebimentos e pagamentos.
11. Fatores Condicionantes – Fatos, decisões e acontecimentos aos quais os projetos ficam condicionados a sua realização, tais como: necessidade de aprovação do projeto; interesse do público; condições climáticas favoráveis; necessidade de captar recursos; dentre outros.
12. Orçamento ou Recursos Financeiros – É a peça básica do evento e deve ser bem detalhado. É dele que virão os recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos, físicos e materiais. Caso se busque patrocínio, apoio, permuta, deverá ser dividido em cotas para serem negociadas com os interessados. No caso de eventos contratados (sociais ou empresariais) coloque neste tópico somente o valor total do evento e no final do projeto anexe o orçamento detalhado.
13. Considerações finais – É como a empresa realizará o evento ou uma frase que a caracterize. Ex.: “Pode confiar, nós nunca falhamos”.
14. Avaliação – Após a conclusão do evento, faça uma avaliação junto aos seus organizadores. Esta avaliação é a soma de todas as fases do projeto (do planejamento à execução final), na qual os objetivos, os públicos e os resultados são avaliados qualitativamente, para identificar as falhas cometidas e corrigi-las em um próximo evento. É realizado também um relatório de prestação de contas e ainda processos variados de avaliação que podem ser executados com o público participante (durante e após o evento – feedback), com os organizadores, patrocinadores e parceiros. Este processo é organizado durante o pós-evento.
Saiba Mais: Planejamento e Organização de Eventos
O texto apresentado nesta página é um resumo de partes do Livro “Planejamento e Organização de Eventos: Da Teoria à Prática.” Autora: Adriana Tenchini (Ebook disponível na Amazon).
Meu nome é Adriana Tenchini, natural de Belo Horizonte, Minas Gerais. Sou uma amante do conhecimento e tenho como formação os cursos: Graduação em Eventos, Bacharelado em Publicidade e Propaganda, Graduação em Gastronomia, Graduação em Cozinha Contemporânea, MBA em Administração Estratégica, Pós-graduação em Gestão da Qualidade em Gastronomia e vários cursos extracurriculares nas áreas de eventos, gastronomia, design e web design. Além da minha formação acadêmica, sou produtora de conteúdo, escritora, espírita, terapeuta holística, produtora de laticínios vegetais e mãe.
Para saber mais acesse a página A Gastrônoma, A Autora, A Terapeuta, A Multiface.
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IMAGEM CAPA: Imagem de Aksel Lian por Pixabay
REFERÊNCIAS:
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul, RS: Editora EDUCS, 2002.
BRITTO, Janaína e FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo, SP: Editora Aleph, 2002.
CAMPOS, Luiz Cláudio, WYSE, Nely e ARAÚJO, Maria Luiza da Silva. Eventos: Oportunidade de novos negócios, Rio de Janeiro, RJ: Editora SENAC, 2000.
CELSA, Cleusa Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. 9. ed. São Paulo: Summus, 2009.
GIACOMO, Cristina. Tudo acaba em festa: Evento, líder de opinião, motivação e público. São Paulo, SP: Editora
Página Aberta, 1993.
GONÇALVES, Carmem Lucia Alves. Organização de Eventos com Arte e Profissionalismo. 1ª edição. Fortaleza, CE: SEBRAE, 1998.
KOTLER, Philip. Administração de Marketing. 9ª ed. São Paulo, SP: Atlas, 1998, p.586.
MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 5. ed. Barueri (SP): Manole, 2010.
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo Sobre Eventos. São Paulo, SP: Editora STS, 1999.
SIMÕES, Roberto Porto. Relações Públicas: função política. 3ª ed. São Paulo: Summus, 1995.
VIEIRA, Silva; FREUND, Francisco Tonny; ZUANETTI, Rose. O mundo da cozinha: técnicas de trabalho, perfil profissional e mercado. Rio de Janeiro. Ed. Senac Nacional, 2001.
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